Zap の作成例:不在着信時に Microsoft Outlook のメールを送る

管理者権限のある MiiTel アカウントが必要です。

Zapier 連携を使用すると、MiiTel の不在着信登録時、不在着信があったことを知らせるメールを特定のメールアドレスに送信することができます。

ここでは、Microsoft Outlook に不在着信通知メールが自動送信される設定を紹介します。

目次

テンプレートの選択

まず、MiiTel Admin からテンプレートを選択します。

  1. MiiTel Admin にログインします。
  2. [外部連携] > [Zapier] をクリックします。
  3. 「Microsoft Outlook」をクリックします。
  4. 「Popular with MiiTel users」に表示される「Send emails in Microsoft Outlook for new missed calls in MiiTel」の [Try It] をクリックします。

outlook1.png

  1. Zapier にログインしていない場合は、ログイン画面が表示されます。Zapier アカウントをお持ちの場合はログインします。まだ Zapier アカウントをお持ちでない場合は作成します。

MiiTel と Zapier の連携に使用する MiiTel アカウントの設定

  1. 「1. Incoming Unanswered in MiiTel」をクリックします。

outlook2.png

  1. 「MiiTel account」に連携に使用する MiiTel アカウントを設定後、[Continue] をクリックします。

chatwork_missedcall3.png

  • 管理者権限を持つ MiiTel アカウントを設定してください。
  • Microsoft Outlook にメールを送るきっかけとなる Trigger Event には、以下も設定可能です。[Choose app & event] > [Trigger Event] から設定します。
      • Incoming unanswered : 不在着信をトリガーとする場合に使用
      • Phone analysis completed : 音声解析完了をトリガーとする場合に使用
      • Video analysis completed : 動画解析完了をトリガーとする場合に使用
  1. Set up trigger の各項目は空欄のまま [Continue] をクリックします。
  2. [Test trigger] をクリックし、[Continue] をクリックします。

日時表記とタイムゾーンの変更

Zapier の無料プランでは、複数のステップ (トリガー) を使用できません。Zapier の無料プランをご利用の場合は、「2. Date / Time」の [Edit] > [Delete step...] > [Really delete step?] をクリックし「2. Date / Time」を削除してください。

テンプレートには、「2. Date / Time」というステップが含まれています。これは、初期設定のタイムゾーンである UTC から日本のタイムゾーンに変換する役割をします。また、日時の表記をカスタムすることもできます。必要に応じて以下手順で変更してください。

  1. 「2. Date / Time」をクリックします。
  2. [To Format] で希望の日時表記フォーマットを設定後、[Continue] をクリックします。

chatwork_missedcall4.png

  1. [Test & Continue] をクリックします。

(オプション) 特定の電話番号宛の不在着信のみメールを送る設定

Zapier の無料プランでは、複数のステップ (トリガー) を使用できません。Zapier の無料プランをご利用の場合は、「3. Only continue if...」の [Edit] > [Delete step...] > [Really delete step?] をクリックし「3. Only continue if...」を削除してください。

以下の設定を行うと、利用している複数電話番号の内、自分が利用している電話番号宛の不在着信のみメール通知を受けられるようになります。

  1. 「3. Only continue if...」 をクリックします。
  2. [Filler setup & testing] をクリックします。
  3. 「(Number) Greater than」の右横に指定したい電話番号 - 1 の数字を入れます。
  4. 「(Number) Less than」の右横に指定したい電話番号 + 1 の数字を入れます。
    例 : 0120-555-555 宛に不在着信があった時のみメールを送る設定
    (Number) Greater than : 0120555554
    (Number) Less than : 0120555556

outlook3.png

  1. [Continue] をクリックします。

Gmail に

  1. 「Action Event」に [Send Email] を設定します。
  2. [Continue] をクリックします。

email3.png

  1. [Sing in to Gmail] をクリックし、Gmail にサインインします。
  2. [Continue] をクリックします。

メールの送信先、件名、本文を設定

以下の項目を設定後、[Continue] をクリックします。

email6.png

1To : 通知メールの送り先メールアドレスを設定

2From : 通知メールの送信元とするメールアドレスを設定

3Subject :通知メールの件名を設定

4Body :通知メールの本文を直接入力または用意されたアクションを使用して設定する (例えば、不在着信の着信時間が入力されるようにする場合は、「Dial_Begin_At」を選択リストから選択し設定する)

Subject と Body用意されたアクション項目から Date/time 型を設定した場合、デフォルトの世界協定時 (UTC) で日時が表記されます。MiiTel 使用地域のタイムゾーンや表記形式の変更を行う場合は、「Zapier 連携で設定した Date/time 型項目の表示形式を変更する方法」を参考に設定を行ってください。なお、この設定には、Zapier の有料プランが必要です。

作成したアクションのテスト

  1. [Test & Continue] をクリックします。

email4.png

    1. 「Test was successful」と表示されたら完了です。
    2. 設定したメールアドレスにテストメールが届いていること、また、設定した件名と本文が記載されていることを確認します。

メッセージ内容の変更を行う場合、以下手順で変更を行ってください。

  1. Zapier にログインします。
  2. [Zaps] をクリックし、編集したい Zap 名をクリックします。
  3. [Send Email in Gmail] > [Set up action] をクリックします。
  4. 各設定項目を変更し、[Continue] をクリックします。
  1. [Turn on Zap] をクリックし、Zap を有効にします。

email5.png

後で Zap を有効にする場合、ホーム画面の [Zaps] からトグルスイッチをクリックして ON にすることができます。

doc9.png

通知が届かない、またはエラー通知が届いた場合は、以下の手順でエラーの確認を行ってください。

  1. Zapier の Zap History にアクセスします (https://zapier.com/app/history/usage)。
  2. 確認したい Zap をクリックし、[View Runs] をクリックします。
  3. エラー表示になっている履歴をクリックし、エラー内容を確認します。

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