着信時に「日本語をご希望の方は 1 を押してください。For English speaker, press 2 .」などの音声を流し、発信元に番号を選択させる IVR (自動音声ガイダンス機能) を設定することができます。
- 本機能の利用には別途契約が必要です。担当営業または MiiTel Support までご連絡ください。
- この設定を行うには、管理者権限を持つアカウントで MiiTel Analytics にログインする必要があります。
- 利用する音声ガイダンスの音声ファイルはご用意ください。
設定手順
Step 1 : 音声ガイダンスの音声ファイルをアップロード
最初に、使用する音声ファイルを MiiTel Analytics にアップロードします。
- MiiTel Analytics に管理者権限を持つアカウントでログインし、[設定]
をクリックします。 - 画面右上の [旧設定画面へ] をクリックします。
- [サウンド管理] をクリックし以下のように設定します。
1[＋ 新しいサウンドを作成] をクリック
2[ファイルを選択] をクリックしアップロードする音声ファイルを選択
3[保存] をクリック
- MiiTel Analytics に管理者権限を持つアカウントでログインし、[設定] をクリックします。
- [着信] > [サウンド] をクリックします。
- [サウンドを追加] をクリックします。
- [ファイルを選択] をクリックし、アップロードする音声ファイルを選択します。
- [保存] をクリックします。
Step 2 : 着信ルール設定で IVR を設定
次に、アップロードした音声ファイルを使って IVR を使用した着信ルールを設定します。
ここでは、音声ガイダンスに従って番号を選択すると各担当グループに着信が入る設定方法を紹介します。
- [着信ルール管理] をクリックします。
- [＋ 新しい着信ルールを作成] をクリックし、「着信ルール名」と「説明」を入力します。
- 次に「アクション 1」に以下のように設定します。
アクション : サウンドを再生し、ユーザーからのボタンを受け付ける
ファイル名 : 使用する音声ファイルを設定
- 「ボタン入力 1」で発信先が選択した各番号場合に対してどのグループに着信するか以下を設定します。
1ボタン入力 : 入力させるボタン番号を設定
2アクション : 「グループのユーザー全員を鳴動させる」を設定
3グループ名 : 着信を受けるユーザーを登録したグループ名を設定
4呼び出し時間 (秒) : 設定したグループのユーザーを呼び出す秒数を設定
- [ボタン入力を追加する] をクリックし、上記 1~ 4 を設定します。
- 音声ガイダンスで案内する番号分のアクションを設定後、[保存] をクリックします。
IVR で選択された番号のアクションとして IVR を設定することはできます (1 つ目の IVR で 1 を選択後、別の IVR につなげる)。しかし、１ つ目の IVR で何も選択されず一定時間経過後のアクションとして、IVR を選択する以下のような設定はできません。
- [着信] > [着信ルール] をクリックします。
- 「ルール名」と「ルールの説明」に作成する着信ルール名とその説明を入力します。
- 「アクション」に [サウンド再生し、ユーザーからのボタン入力を受け付ける (IVR)] を設定します。
- 「サウンド」に発信元に流す音声ファイルを設定します。
- 「入力」に発信元に選択させる番号を設定します。
- 右側に表示される「アクション 1」に番号を選択した場合、どのように着信を処理するか設定します (以下では、1 が選択された場合は Group A を呼び出し、2 が選択された場合は Group 2 を呼び出す設定例)。
IVR で選択された番号のアクションとして IVR を設定することはできます (1 つ目の IVR で 1 を選択後、別の IVR につなげる)。しかし、１ つ目の IVR で何も選択されず一定時間経過後のアクションとして、IVR を選択する以下のような設定はできません。
Step 3 : 作成した着信ルールをいつ使用するか設定
上記の手順で作成した着信ルールを、どの曜日のどの時間帯に来た着信に対して適用させるか設定します。年末年始やお盆など特定の年月日を設定することもできます。
- MiiTel Analytics に管理者権限を持つアカウントでログインし、[設定] をクリックします。
- 画面右上の [旧設定画面へ] をクリックします。
- [フィルタ管理] をクリックし、 [+ 新しいフィルタを作成] をクリックします。
- 以下を設定し、[保存] をクリックします。
1電話番号：作成するフィルターを適用させる電話番号を設定
2着信ルール名：作成するフィルターを適用させたい着信ルール名を設定
3年：作成するフィルターを適用させる年を入力（複数年設定可能。未入力の場合は毎年となる）
4月：作成するフィルターを適用させる月を入力（複数月設定可能。未入力の場合は毎月となる）
5日：作成するフィルターを適用させる日を入力（複数日設定可能。未入力の場合は毎日となる）
6曜日：作成するフィルターを適用させる曜日を入力（複数日設定可能。未入力の場合は全曜日となる）
月や年をまたいで設定したい場合、（例えば、12 月 31 日 - 1 月 3 日 の期間に対して設定）、それぞれ 2 つのフィルタを作成する必要があります。
7祝日に適用する：チェックをいれると、着信ルールが祝日に適用されます。適用される祝日は、着信ルールの祝日設定が適用される年月日リスト (2020 年, 2021 年, 2022 年) をご確認ください。
8開始時刻：フィルタを適用する開始時刻をリストから選択またはフォームに直接入力します。
9終了時刻：フィルタを適用する終了時刻をリストから選択またはフォームに直接入力します。
- MiiTel Analytics に管理者権限を持つアカウントでログインし、[設定] をクリックします。
- [着信] > [着信フィルタ] をクリックします。
- [着信フィルタを追加] をクリックします。
- 以下の各設定項目を設定後、[保存] をクリックします。
1電話番号 : 作成するフィルターを適用させる電話番号を設定
2 年 : 作成するフィルターを適用させる年を入力 (複数年設定可能。未入力の場合は毎年となる)
3月 : 作成するフィルターを適用させる月を入力 (複数月設定可能。未入力の場合は毎月となる)
4日 : 作成するフィルターを適用させる日を入力 (複数日設定可能。未入力の場合は毎日となる)
5曜日 : 作成するフィルターを適用させる曜日を入力 (複数日設定可能。未入力の場合は全曜日となる)
月や年をまたいで設定したい場合、（例えば、12 月 31 日 - 1 月 3 日 の期間に対して設定）、それぞれ 2 つのフィルタを作成する必要があります。
6 祝日に適用 : チェックをいれると、着信ルールが祝日に適用されます。適用される祝日は、着信ルールの祝日設定が適用される年月日リスト (2020 年, 2021 年, 2022 年) をご確認ください。
7 開始時刻 : フィルタを適用する開始時刻をリストから選択またはフォームに直接入力します。
8終了時刻 :フィルタを適用する終了時刻をリストから選択またはフォームに直接入力します。
9実行する着信ルール : 作成するフィルターを適用させたい着信ルール名を設定
- 特定の年月日に着信ルールを適用させる場合は、「年」「月」「日」に適切な年月日を設定します。
- 特定の年月日や曜日の特定の時間帯にのみ着信ルールを適用させる場合は、「開始時刻」と「終了時刻」を設定します。
Step 4 : フィルタの並び替え
フィルタは、下図のように表示されている順番に上から適用されます。1 番上のフィルタに設定されている曜日や時間帯などの条件に当てはまらない着信は、2 番目、3番目と当てはまる条件のフィルタまで進みます。もし、どのフィルタにも当てはまらない場合は、MiiTel Phone が鳴動しないため漏れなく適切な順番でフィルタを設定する必要があります。
今回、「2. フィルタ設定 (着信ルールをいつ実行させるか設定)」で設定したように「祝日に適用する」にチェックを入れたフィルタは、最上位に配置します。
例えば、下図のように 3 つのフィルタを用意した状態で祝日の月曜に着信が来たとします。下図の場合、最上位に「月曜から金曜の 9 : 00 ~ 18 : 59」のフィルタが設定されているため、月曜日という条件に該当しフィルタ A が適用されます。結果、祝日に着信が来た場合も 3 番目に設定しているフィルタ C が適用されません。 そのため、「祝日に適用する」にチェックを入れたフィルタは、最上位に設定する必要があります。
また、特定の年月日を設定したフィルタなど限定的な期間の設定がされたフィルタは上位に設定し、適切な時に適用されるように並べてください。
