キューイング設定をご利用の場合、ユーザーが対応可能になるまでお客様を待ちの状態にできます。待ち時間が経ってもユーザーが対応可能にならない場合は、そのお客様の回線を自動転送する、アナウンスを流して電話を切るなどの着信ルールを設定できます。
設定手順
- キューイングを設定する
- 着信ルール (どのように着信を受けるか) を設定する
・キューイング後に音声ガイダンスを再生する
・キューイング後に他電話番号に自動転送する
・キューイング後に特定のグループを呼び出す - 着信ルールをフィルタに設定する
1. キューイングを設定する
まずは、キューイングを設定します。キューイングの設定・変更内容は、日付をまたいで翌日午前3時半頃に反映されるため、余裕を持って設定するようにしてください。
キューイングの設定方法は、「キューイング管理」を確認してください。
2. 着信ルール (どのように着信を受けるか) を設定する
着信ルールとして、着信時にキューイングが適用されるよう設定します。また、キューイングの待ち時間に設定した時間が経過した後、未応対の着信をどのように処理するか設定します。
音声ファイルを準備する
まずは、使用する音声ファイルを MiiTel Analytics にアップロードします。
- 管理者権限があるユーザーで MiiTel Admin にログインします。 (MiiTel Admin にアクセスするには、MiiTel Analytics 画面右上の歯車アイコンをクリックします)
- [着信] > [サウンド] をクリックします。
- [サウンドを追加] をクリックし、利用する音声ファイルを選択して [保存] をクリックします。
着信ルールを設定する
次に、作成したキューイングとアップロードした音声ファイルの再生が、適切な順番で実行されるように着信ルールを設定します。
- [着信] > [着信ルール] をクリックします。
- [着信ルールを追加] をクリックします。
- [ルール名] と [ルールの説明] に作成する着信ルール名と説明を記入します。
- アクション 1 の [アクション] に「キューイング」を設定します。
- [キューイング] に使用するキューイング名を設定します。
をクリックし、アクション 2 の設定項目を表示します。- アクション 2 の [アクション] に「サウンドを再生する」を設定します。
- [ファイル名] に使用するサウンドファイル名を設定します。
- 設定後、[保存] をクリックします。
自動転送を設定する
まず、自動転送先の電話番号を自動転送に設定します。
- 管理者権限があるユーザーで MiiTel Admin にログインします。 (MiiTel Admin にアクセスするには、MiiTel Analytics 画面右上の歯車アイコンをクリックします)
- [着信] > [自動転送] をクリックし、[自動転送を追加] をクリックします。
- 以下で各項目を設定後、[保存] をクリックします。
1名前: 新しく作成する自動転送設定名を入力
2転送先電話番号: 転送先の電話番号を入力
着信ルールを設定する
次に、作成したキューイングと自動転送が、適切な順番で実行されるように着信ルールを設定します。
- [着信] > [着信ルール] をクリックします。
- [着信ルールを追加] をクリックします。
- [ルール名] と [ルールの説明] に作成する着信ルール名と説明を記入します。
- アクション 1 の [アクション] に「キューイング」を設定します。
- [キューイング] に使用するキューイング名を設定します。
- をクリックし、アクション 2 の設定項目を表示します。
- アクション 2 の [アクション] に「自動転送」を設定します。
- [自動転送名] に使用する自動転送設定名を設定します。
- [呼び出時間] に転送先を呼び出す秒数を設定します (推奨: 10 秒以上)。
- 設定後、[保存] をクリックします。
着信ルールを設定する
- 管理者権限があるユーザーで MiiTel Admin にログインします。 (MiiTel Admin にアクセスするには、MiiTel Analytics 画面右上の歯車アイコンをクリックします)
- [着信] > [着信ルール] をクリックします。
- [着信ルールを追加] をクリックします。
- [ルール名] と [ルールの説明] に作成する着信ルール名と説明を記入します。
- アクション 1 の [アクション] に「キューイング」を設定します。
- [キューイング] に使用するキューイング名を設定します。
- をクリックし、アクション 2 の設定項目を表示します。
- アクション 2 の [アクション] に「グループのユーザー全員を鳴動させる」を設定します。
- [グループ名] に呼び出すグループの名前を設定します。
- [呼び出時間 (秒)] にグループを呼び出す秒数を設定します。
- 設定後、[保存] をクリックします。
3. 着信ルールを着信フィルタに設定する
作成した着信ルールをどの電話番号に、いつ来た着信に実行させるかについて、着信フィルタに設定します。
- 管理者権限があるユーザーで MiiTel Admin にログインします。 (MiiTel Admin にアクセスするには、MiiTel Analytics 画面右上の歯車アイコンをクリックします)
- [着信] > [着信フィルタ] をクリックします。
- 以下の各項目を設定後、[保存] をクリックします。
1電話番号: 作成するフィルターを適用させる電話番号を設定する
2年: 作成するフィルターを適用させる年を入力する (複数年設定可能。未入力の場合は毎年となる)
3月: 作成するフィルターを適用させる月を入力する (複数月設定可能。未入力の場合は毎月となる)
4日: 作成するフィルターを適用させる日を入力する (複数日設定可能。未入力の場合は毎日となる)
5曜日: 作成するフィルターを適用させる曜日を入力する (複数日設定可能。未入力の場合は全曜日となる)
月や年をまたいで設定したい場合 (例えば、12 月 31 日 - 1 月 3 日 の期間に対して設定) それぞれ 2 つのフィルタが必要
6祝日に適用: チェックを入れると、着信ルールが祝日に適用される (適用される祝日は「着信フィルタの祝日設定が適用される年月日リスト (2022 年、 2023 年)」を参考)
7開始時刻: フィルタを適用する開始時刻をリストから選択、または、フォームに直接入力する
8終了時刻: フィルタを適用する終了時刻をリストから選択、または、フォームに直接入力する
9実行する着信ルール: 作成するフィルターを適用させたい着信ルール名を設定する
NOTE
- 「フィルタを作成する」に記載のフィルタの設定例を参考にしてください。